ERP – Wie Firmen Fehler bei der Software-Auswahl vermeiden

Mittelständler tun sich mit der Auswahl geeigneter ERP Unternehmenssoftware besonders schwer. Organisatorische Schwachstellen, unmotivierte Mitarbeiter und unklare Regeln lassen ERP -Projekte gerne scheitern. Wir verraten Ihnen, wie Unternehmen Fehler bei der Auswahl neuer ERP Software vermeiden.

Laut Wikipedia ist ERP ein aus dem Englischen übernommener, insbesondere für Marketingzwecke verwendeter Begriff (Business Software) mit wechselnder, unscharfer Bedeutung. Allgemein ist ERP eine Unternehmenssoftware und jede Art von Anwendungssoftware, die in Unternehmen oder anderen Organisationen im Einsatz ist. Auftrags-, Varianten- und Einzelfertiger verfügen erst mit ERP Software über ein erstklassiges System für das Enterprise Resource Planning, das alle relevanten Unternehmens- respektive Fertigungsbereiche umfasst.

Auswahl ERP System

Viele kleinere Firmen entschieden sich zurzeit, ihr Warenwirtschaftssystem, das oftmals mehr als 10 Jahre auf dem Buckel hat, durch ein modernes, sogenanntes ERP -System (Enterprise Ressource Planning) zu ersetzen und die im Unternehmen verstreuten Daten zusammenzuführen. Weil Unternehmen sich auf dem ERP -Markt in der Regel nicht auskennen, wenden Sie sich entweder direkt an das ausgesuchte Softwarehaus oder einen klassischen regionalen IT-Berater. Beides ist aber in der Regel mit Problemen verbunden. So haben die meisten IT-Berater lukrative Provisionsverträge mit Softwarehäusern abgeschlossen und von neutraler Beratung kann dann wirklich nicht mehr die Rede sein. Auch ist es kritisch, direkt mit dem Softwarehaus zu verhandeln, warnen Berater die mittelständischen Kunden, da die Preisgestaltung und Kostenstruktur der Softwareanbieter nur für den Profi zu durchschauen ist und so oftmals ohne die Hilfe bis zu 25% mehr ausgegeben wird, als eigentlich notwendig wäre.

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Vorsicht bei "unabhängigen" ERP Beratern

Viele Kunden sind sehr enttäuscht von den sogenannten unabhängigen Unternehmensberatern, die sowieso nur Navison, SAP oder andere Klassiker verkaufen wollen. Von den Qualen bei der Auswahl eines ERP -Systems, das möglichst viele Geschäftsprozesse wie Vertrieb, Materialwirtschaft, Rechnungswesen und Personalwirtschaft ohne Brüche abbilden soll, können daher viele Mittelständler ein Lied singen. Ein Report des Bostoner Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Standish Group bestätigt das: Nur 35 Prozent aller ERP Softwareprojekte weltweit werden innerhalb der Zeit- und Budgetvorgaben abgeschlossen. 46 Prozent enden mit teils massiven Mängeln oder deutlichen Termin- beziehungsweise Budgetüberschreitungen. Und 19 Prozent gelten gar als vollständig gescheitert. Von der Vorbereitung bis zur Datenübernahme kann nämlich etliches schief gehen; zuweilen klappt gar nichts, dann treffen sich die Vertragspartner später vor Gericht wieder. Die Berliner Wirtschaftsprüfer von KPMG haben hier festgestellt, dass jedes zweite deutsche Unternehmen pro Jahr mindestens ein fehlgeschlagenes IT-Projekt verkraften muss. Für einen Mittelständler, der ein neues ERP -System zur Steuerung seiner Unternehmensprozesse einführen will, kann so ein Projekt über Leben oder Insolvenz entscheiden. Nach Untersuchungen der Software-Branche werden besonders kleine Anbieter von ERP -Software mit klarem Branchenbezug und überschaubaren Systemen von ihren mittelständischen Kunden überdurchschnittlich gut bewertet. SAP-Einführungen gelten dagegen unter Mittelständlern immer noch als langwierig und teuer. Doch generell ist Vorsicht geboten. Mittelständler haben in der Regel weder die Kapazität noch das Know-how, auf eigene Faust den richtigen Softwareanbieter zu finden. Allein auf dem deutschen Markt preisen rund 1.000 Dienstleister über 130 ERP -Systeme an. Die Entscheidung für eine Unternehmenssoftware ist immer wie eine Ehe und darum gelte auch dafür Schillers Wort „Drum prüfe, wer sich ewig bindet“.

Mehrstufiger Auswahlprozess

Organisationsberater orientieren sich übrigens an den Grundregeln des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR), das zu einem mehrstufigen Auswahlprozess rät. Dazu gehöre immer eine Analyse der Geschäftsprozesse. „Die Einführung einer neuen Software löst keine organisatorischen Probleme“, warnt bspw. Carsten Schmidt vom FIR. Im Gegenteil – Schwachstellen würden durch eine neue Software eher noch gefestigt. Tatsächlich scheitern viele IT-Projekte nicht an der mangelhaften Software, sondern an Widerständen oder fehlender Vorbereitung im Unternehmen. Oder daran, dass die Chemie zwischen den Partnern nicht stimmt. Solche Projekte landen häufig vor dem Kadi. Um eine solche Eskalation zu vermeiden, empfehlen Berater vor Projektstart sorgfältig zu planen, denn ein ERP-Projekt ist wie eine Reise in die Antarktis – man weiß vorher nicht, was passieren wird, aber man weiß, dass man kooperieren muss.

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So sollte bspw. der Vertrag Handbuchcharakter haben und neben Leistungsbeschreibung, Vergütung und Regeln festlegen, welche Personen beteiligt sind, wie oft Meetings stattfinden und wie man bei Schwierigkeiten vorgeht. Bei der Vergütung haben sowohl Festpreis (Risiko: Softwarehaus geizt mit Leistung) als auch Bezahlung nach Aufwand (Projekt wird nie fertig) ihre Nachteile.

Mit der Auswahl der passenden Software und einem wasserdichten Vertrag ist die Kuh aber noch lange nicht vom Eis. Auch die Inbetriebnahme der Software ist mit Hindernissen gespickt. Eine Herkulesaufgabe ist hier regelmäßig die Übernahme bisheriger Daten auf das neue System. Damit ein ERP-System seine Effizienz ausspielen kann, müssen zudem die Mitarbeiter mitziehen. Bei vielen Mittelständlern gibt es leider gerade in diesem Bereich Widerstände, obwohl allen Mitarbeitern die mangelnde Effizienz des alten Warenwirtschaftssystems klar ist, weil man bspw. dieselben Adressen in vier verschiedene Programme eintippen muss, werden alte „Erbhöfe“ zu halten versucht. „Das haben wir schon immer so gemacht“, hört man öfters. Das Change Management ist denn auch die größte Herausforderung – „die Mitarbeiter müssen sich mitgenommen fühlen“, sagen Berater. Statt nur die motiviertesten Mitarbeiter ins Projektteam zu berufen, sollte man daher möglichst viele Kollegen einbeziehen und auch intensiv schulen.

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Auch die Softwareunternehmen versuchen kostengünstigere Lösungen anzubieten. Schlagworte sind hier „Open Source“, „ERP on Demand“ und „Application Service Providing“. Für Unternehmensberater gehören diese kostengünstige Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen die Zukunft. Man kann sich sogar vorstellen, dass es in Fortsetzung jetziger Open-Source-Systeme das kostenlose, werbefinanzierte Google-ERP gibt.

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