Papierloses Büro: So lässt sich das Ziel erreichen

Das papierlose Büro wird bereits seit einigen Jahren als Office der Zukunft angepriesen. Doch leider sind in Deutschland heute noch immer zahlreiche Büros zu finden, in denen ein enorm hoher Papierverbrauch besteht.

Das bedeutet, dass viele Unternehmen nun drastischere Maßnahmen ergreifen müssen, um der Papierverschwendung im Arbeitsalltag endlich effektiv entgegenzuwirken. Diese sollen vorrangig dazu führen, den Verbrauch an Papier maßgeblich zu reduzieren beziehungsweise im Idealfall gänzlich einzustellen.

Die Umwelt profitiert von den Bestrebungen hin zu einem papierlosen Büro in hohem Maße. Allerdings sollten Firmen daneben auch nicht vernachlässigen, dass sie gleichzeitig ebenfalls hohe Kosten für das entsprechende Büromaterial einsparen können.

Doch welche Maßnahmen sind eigentlich nötig, um das Ziel des papierlosen Büros letztendlich wirklich zu erreichen? Diese stellt der folgende Artikel vot.

Klares Ziel definieren

Geht es darum, auf einen papierlosen Geschäftsalltag umzustellen, besteht die größte Herausforderung oft in dem Anfang. Sinnvoll ist es daher, für sämtliche Geschäftsbereiche und -prozesse klare Ziele hinsichtlich der zukünftigen Einsparung von Papier festzulegen.

Um die Mitarbeiter zu einem aktiven Mitwirken zu animieren, ist eine starke Führung nötig. Es müssen außerdem konkrete Strategien und Pläne entwickelt werden, welche alle Mitarbeiter in ihre tägliche Arbeitsroutine ohne großen zusätzlichen Aufwand implementieren können.

Das Vorhaben hat gleich eine wesentlich höhere Chance auf Erfolg, wenn verschiedene Ziele für das Einsparen von Papier formuliert werden. Diese sind dann innerhalb eines definierten Zeitraumes zu erreichen. Im Laufe der Zeit können diese Ziele bei Bedarf immer wieder angepasst werden, sodass zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich überhaupt kein Papier mehr verbraucht wird.

Wichtig ist jedoch vor allem zu Beginn, mit recht einfach zu erreichenden Zielen zu starten, damit die Motivation der Mitarbeiter aufrechterhalten bleibt. Besonders bewährt hat es sich auch, Belohnungen für das Erreichen der Ziele auszurufen – beispielsweise eine kleine After-Work-Party auf Unternehmenskosten.

Digitalisierung

Im Zuge der Entwicklung zu einem papierlosen Büro, spielt die Digitalisierung selbstverständlich die Hauptrolle. Um das Ziel zu erreichen, muss das Dokumentenmanagement digitalisiert werden.

Erfolgsentscheidend ist dabei, dass eine digitale Dokumentenverwaltung etabliert wird, welche für alle Mitarbeiter möglichst gut funktioniert. Heute stehen in diesem Zusammenhang zahlreiche unterschiedliche Softwareanwendungen zur Auswahl, welche das Speichern und die Verwaltung von Dokumenten ganz einfach ermöglichen.

Zu bedenken ist bei diesem Punkt auch, dass sich nicht nur der Papierverbrauch mit dem Dokumente digitalisieren reduzieren lässt, sondern zur gleichen Zeit auch die Sicherheit im Vergleich zu Papierdokumenten maßgeblich erhöht wird.

Die richtige Organisation

In den meisten Büros lagern heute noch zahlreiche Papierdokumente mit Kundeninformationen, welche nachträglich in eine digitale Form überführt werden müssen. Bei diesem Punkt spielt vor allem die richtige Organisation eine Rolle.

Im ersten Schritt sollten die Papierdokumente in unterschiedliche Ordner und Stapel sortiert werden. Im Anschluss fällt es dann bereits wesentlich leichter, die jeweiligen Informationen in die digitale Datenbank einzugeben. Natürlich gestaltet sich diese Aufgabe als recht zeitaufwändig, dennoch besteht in ihr eine der effektivsten Maßnahmen, um schon bald ein papierloses Büro betreiben zu können.

Ein Abtippen der gesamten Dokumente ist selbstverständlich nicht nötig – diese können in Form eines Scans auch vollständig in den digitalen Systemen hinterlegt werden.