Arbeitszeiterfassung – Tools, Vorschriften, Rahmen

• Verbringen Sie Ihre Zeit mit dem Durchgehen von Stundenzetteln?
• Werden geleistete Stunden manchmal nicht abgerechnet?
• Gibt es Probleme mit nicht geleisteten, aber berechneten Stunden?

Arbeitzeiterfassung - gesetzliche Pflichten

Grundsätzlich sollte jede Firma heute aus Gründen der Arbeitssicherheit umfangreiche Arbeitszeiterfassung Nachweise zu den Mitarbeitern stets auf dem neuesten Stand verfügbar halten.

• Unfall am Arbeitsplatz - Hatte der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des
  Unfalls die notwendige Qualifikation?
• Arbeitszeitkontrolle durch den ZOLL - Ist der Mitarbeiter
  angemeldet und sind die Arbeitzeiten ordnungsgemäss erfasst?
  (Existieren Mitarbeiterverzeichnisse, Anwesenheitslisten,
  Berichterstattung und Stundenzettel - Nachweise mindestens zwei
  Jahre lang aufbewahren!).

Gerade bei Minijobbern, jugendlichen Mitarbeitern, Mitarbeitern unter einer bestimmten Verdienstgrenze und in den typischen Schwarzarbeitsbranchen muss der Nachweis erbracht werden, dass die gesetzlichen Arbeitszeiterfassung Vorgaben eingehalten wurden. Das Thema Arbeitszeiterfassung wird übrigens primär im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Darüber hinaus existieren Arbeitszeiterfassung Sonderregelungen für Jugendliche, die das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben, für Beamte, für Schiffsbesatzungen oder auch für leitende Angestellte. Hier eine Übersicht zu wichtigen gesetzlichen Arbeitszeiterfassung Grundlagen, ohne den Anspruch auf Vollständigkeit:

• ArbZG
• §28a Abs. 4 SGB IV
• Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)
• Mindestlohn Gesetz (MiLoG)
• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)
• Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG)
• Sofortmeldungen
• ...

Das Ziel dieser gesetzlichen Vorgaben ist immer der Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer/innen. Unter dem Strich zieht ein Verstoß gegen die Arbeitszeiterfassung – Vorschriften häufig teure Konsequenzen bis hin zur Insolvenz nach sich.

Arbeitzeiterfassung - kritische Branchen

Jeder Arbeitnehmer/in weiß, dass Arbeitzeit Schutzvorschriften wichtig sind, denn Sie verhindern Unfälle und das Ausnutzen durch den Arbeitgeber. Gerade das Thema Arbeitszeit mit seinen Vorschriften bspw. wie lange maximal pro Tag/ Woche gearbeitet werden  darf, was Ruhe-/ Bereitschaftszeiten sind, wann und wie lange Pausen gemacht werden müssen und ob das Umkleiden zur Arbeitszeit zählt, ist ständiger Streitpunkt bei der Arbeitszeiterfassung . Insbesondere folgende Branchen stehen unter dem besonderen Augenmerk der Behörden:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe

Arbeitzeiterfassung - Verstösse, Bussgelder

Bei Verstössen gegen die Arbeitszeiterfassung drohen bspw. beim MiLoG Bußgelder von bis zu 30.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG). Sollte der Zoll bei Ihnen zudem eine Prüfung nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) durchführen, müssen alle bei der Prüfung angetroffenen Personen mitwirken:

• Personalien (Ausweis, Meldebescheinigung,
  Sozialversicherungsausweis, Aufenthaltstitel, ...)
• Werkvertragsarbeitnehmerkarten oder Arbeitserlaubnisse-EU in
  Bezug auf Einsatzort bzw. auf die ausgeübte Tätigkeit im
  genehmigten Werkvertrag (z.B. Bau)
• Stundenzettel, tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden,
  Bruttolohnhöhe, Zahlung bzw. Gewährung von Urlaubsgeld bzw.
  Urlaub, ...
• Lohnabrechnungen, Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen,
  Arbeitszeitnachweise
• ...

Das Nichtmitführen eines Ausweisdokuments stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Vorsätzliche und fahrlässige Zuwiderhandlungen sind dagegen mit Bußgeld bedroht.

 §22 ArbZG
Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des
Absatzes 1 Nr. 1 bis 7, 9 und 10 mit einer Geldbuße
bis zu fünfzehntausend Euro, in den Fällen des
Absatzes 1 Nr. 8 mit einer Geldbuße bis zu
zweitausendfünfhundert Euro geahndet werden.

§23 Strafvorschriften
(1) Wer eine der in § 22 Abs. 1 Nr. 1 bis 3, 5 bis 7
bezeichneten Handlungen

1. vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder
Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder

2. beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis
zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

(2) Wer in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 die Gefahr
fahrlässig verursacht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu
sechs Monaten oder mit Geldstrafe bis zu 180
Tagessätzen bestraft.

Arbeitzeiterfassung - Arbeitszeitgesetz

Das deutsche Arbeitszeitgesetz betrifft den öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutz. Es begrenzt die höchstzulässige tägliche Arbeitszeit, es setzt Mindestruhepausen während der Arbeitszeit und Mindestruhezeiten zwischen Beendigung und Wiederaufnahme der Arbeit sowie die Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen fest. Zudem enthält es Schutzvorschriften zur Nachtarbeit. Das Gesetz ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbindlich (Quelle: Wikipedia).

Im Arbeitszeitgesetz wird insbesondere Folgendes geregelt:

• die tägliche Höchstarbeitszeit des Arbeitnehmers
• das insgesamt zulässige Arbeitszeitvolumen des Arbeitnehmers
• die zeitliche Lage der Arbeitszeit des Arbeitnehmers
• die Pausen und Ruhezeiten
• die Beschäftigung an Sonntagen und an Feiertagen
• Konsequenzen / Rechtsfolgen falls sich der Arbeitgeber
  nicht an diese Vorschriften hält

Im Betriebsalltag stehen Fragen zur Arbeitszeiterfassung häufig auf der Tagesordnung, aber keiner im Betrieb, inklusive dem Chef, weiss so richtig Bescheid. Grundlegendes ist zwar vom Gesetzgeber branchenübergreifend im ArbZG geregelt. Es gibt aber auch Arbeitszeiterfassung Spezialregelungen für einzelne Branchen, die Ausnahmen zulassen und im Unternehmen flexibel gehandhabt werden können.

• Arbeitszeitgesetz Informationsbroschüre BMWI  (Download)

Personalentwicklung, Personalakte

Unternehmer sollten über jeden Mitarbeiter in der Personalabteilung und Personalentwicklung eine Personalakte führen:

Die Personalakte umfasst alle Unterlagen, welche die
persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines
Mitarbeiters betreffen, soweit sie in einem inneren
Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Es gilt der Grundsatz der Vollständigkeit und
Kontinuität.

Die Personalakte eines Mitarbeiters besteht dabei aus Hauptakte und gegebenenfalls Sachakten (Bescheinigungen, Personalentwicklung, Bewerbungsunterlagen, Abrechnungen, ...). Die Personalabteilung führt darüber hinaus eine Lohnakte/ Gehaltsakte. Nach dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses werden die Personalakten archiviert oder mit Einverständnis der Mitarbeiter an den künftigen Arbeitgeber abgegeben.

Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmer

Achtung: wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat haben, so besitzt dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von  Arbeitszeiterfassung Software (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Planen Sie daher die Einführung von Arbeitszeiterfassung Software, sollten sich daher bereits im Vorfeld mit dem Betriebsrat zusammensetzen. Der Einfluss vom Betriebsrat liegt dabei bei der Definition, wie die Arbeitszeiterfassung Software genau eingesetzt wird.

Viele Arbeitszeiterfassung System sehen zudem die Erhebung von GPS-Daten vor. Das soll den Missbrauch bei der digitalen Arbeitszeiterfassung verhindern. Dabei gilt aber:

• Eine Totalüberwachung der Arbeitnehmer, also
  insbesondere auch während der Pausen, ist nicht erlaubt
• Der Arbeitgeber muss die Arbeitnehmer über den Einsatz
  und Zweck einer GPS-Überwachung informieren
• Es muss ein Löschkonzept für die erhobenen
  personenbezogenen Daten geben

Prinzipiell ist der Betriebsrat bei der Einführung eines Arbeitszeiterfassung GPS-Systems zu beteiligen und es ist eine Betriebsvereinbarung zu schließen, welche die Anwendung des Arbeitszeiterfassung Systems regelt, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Dazu empfehlen wir die beiden Artikel von Dr. Nils Christian Haag:

• Was tun bei GPS-Überwachung am Arbeitsplatz (weiterlesen)
• Überwachung am Arbeitsplatz: GPS vs. Datenschutz (weiterlesen)
• Muster einer Betriebsvereinbarung (Download)

Arbeitszeit, Überstunden, Ruhepausen

In §3 ArbZG ist die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer geregelt. Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf danach acht Stunden nicht überschreiten. Die Arbeitszeit kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden (Überstunden), wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Hierbei gilt, dass auch der Samstag als Werktag gilt und daher der Berechnung der werktäglichen Arbeitszeit eine 6-Tage Woche zu Grunde liegt. In Ausnahmefällen kann die werktägliche Arbeitszeit bis auf max. 10 Stunden (Überstunden) verlängert werden. Allerdings müssen Überstunden durch entsprechende Ausgleichszeiten abgegolten werden. Einer Überschreitung der täglichen Arbeitszeit muss also eine entsprechende Verkürzung folgen.

Achtung: ein Ausgleich der Überstunden muss innerhalb der nächsten 6 Monate erfolgen, da innerhalb von 6 Kalendermonaten nicht länger als 8 Stunden pro Werktag gearbeitet werden darf! Zur Arbeitszeit gehören in der Regel nicht:

• das Waschen vor und nach der Arbeit
• das Umkleiden vor und nach der Arbeit
• Wegzeiten / Fahrzeiten zwischen Arbeit und Wohnung des Arbeitnehmers
• die Rufbereitschaft

Das Umkleiden in der Arbeitsstelle ist nach Auffassung des BAG (Entscheidung vom 19.09.2012 – 5 AZR 678/11) vergütungspflichtige Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber das Tragen einer bestimmten Kleidung (Arbeitskleidung) vorschreibt und das Umkleiden im Betrieb erfolgen muss (Arzt, Pflege, KFZ Werkstatt, Labor, Sicherheitskleidung, Schutzkleidung, ...). Aber auch hier gilt es immer im Einzelfall zu prüfen.

§4 ArbZG regelt die Ruhepausen. Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden. Darüber hinaus gilt nach §5 ArbZG, dass

1. Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit
   eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.
2. Die Dauer der Ruhezeit des Absatzes 1 kann in Krankenhäusern und
   anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von
   Personen, in Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung
   und Beherbergung, in Verkehrsbetrieben, beim Rundfunk sowie in
   der Landwirtschaft und in der Tierhaltung um bis zu eine Stunde
   verkürzt werden, wenn jede Verkürzung der Ruhezeit innerhalb eines
   Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung
   einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen
   wird.
3. Abweichend von Absatz 1 können in Krankenhäusern und anderen
   Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen
   Kürzungen der Ruhezeit durch Inanspruchnahmen während der
   Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen,
   zu anderen Zeiten ausgeglichen werden.

Nach §9 ArbZG dürfen an Sonn- und Feiertagen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden.

Zeiterfassungssoftware

Im Grunde genommen funktioniert die klassischen Zeiterfassung mit Stundenzettel zwar immer noch, ist aber eine enorme Belastung für die Geschäftsführung gerade in der Baubranche. Im Folgenden die Optionen die Sie aus unserer Sicht haben:

Excel Tabelle Arbeitszeiterfassung

Die meisten Selbstständigen kennen sich mit Excel aus. Aber aufgepasst, da keine Anerkennung bei Zoll und Finanzbehörden als Nachweisdokument für Arbeitszeiten (Ausser bei Speicherung der Excel Tabelle im PDF-Format) gilt.

• Eigenes Excel Arbeitszeiterfassung Formular erstellen (weiterlesen)
• Wie erstelle ich mein Excel Formular zur Arbeitszeiterfassung (weiterlesen)
• Arbeitszeiterfassung in Excel und OpenOffice (weiterlesen)
• Download Excel Tools fürArbeitszeiterfassung (weiterlesen)

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Software, Programm für Arbeitszeiterfassung

Im Rahmen der betrieblichen Datenerfassung (BDE) unterstützt Software für Arbeitszeiterfassung das Erfassen, Verwalten und Auswerten von Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter. Es gibt Lösungen für die mobile Zeiterfassung, Arbeitszeit- und Personalzeiterfassung, Erfassungsterminals, Projektzeiterfassung, Fehlzeiten- und Urlaubsverwaltung oder Software für die Zutrittskontrolle.

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CLOUD Online Lösungen (Übersicht)
Aus unserer Sicht sollten Sie auf Cloud Software setzen. Das sind "state of the art" Web 2.0 Lösungen die auf allen Devices (PC, Mobil) laufen und mit moderner Software geschrieben sind.

• www.123erfasst.de
• www.adc-elektronik.de
• www.allhours.com
• www.askdante.com
• www.clockodo.com
• www.crewmeister.com
• www.digi-zeiterfassung.de
• www.fasttime.de
• www.gdi.de
• www.hera-software.de
• www.loginets.com
• www.logmytime.de
• www.loctigo.de
• www.megzeit.de
• www.mfr-deutschland.de
• www.mobilzeit.de
• www.msoft.de
• www.papershift.com
• www.projectfacts.de
• www.proventis.net
• www.landing.sage.de/sage-hr-suite
• www.schichtplaner-online.de
• www.shyftplan.com
• www.spiketime.de
• www.time-after-time.de
• www.timeandbill.de
• www.timecard.de
• www.timenote.de
• www.timepunch.de
• www.timestatement.com
• www.timetac.com
• www.timicx.de
• www.timr.com
• www.wheniwork.com
• www.work4all.de
• www.xperttimer.de
• www.zeiterfassung-software.de
• www.zeitundzutritt.de
• www.zep.de
• www.zeplanner.net
• www.zervant.com

Weitere Lösungen nach Alphabet (Übersicht)
Natürlich gibt es weitere Lösungen für Arbeitszeiterfassung. Leider oft nur in englisch erhältlich oder ohne ersichtlichen Service/ Support auf der Website (was für ein Unternehmen ein KO Kriterium sein sollte) oder altbackende Lösungen, die mit einem Cloud Service nichts zu tun haben und aus der alten SW Welt stammen und natürlich integrierte Lösungen, die im Zweifel zu gross sind:

• www.aida-orga.de
• www.aplaner.de
• www.azeme.de
• www.beestech.de
• www.cadkas.com
• www.chronex.de
• www.connect2mobile.de
• www.datafox.de
• www.easypep.de
• www.ed-portal.de
• www.fajo.de
• www.goodtimerecording.com
• www.humanity.com
• www.isgus.de
• www.itimetrack.com
• www.krutec.de
• www.miditec.de
• www.midcom.de
• www.mycroftcomputing.com
• www.nestersoft.com
• www.opentimetool.de
• www.pcs.com
• www.pds.de
• www.proadsoftware.com
• www.personalplanung.com
• www.proitdesk.de
• www.projektxt.de
• www.qlockwork.com
• www.reiner-sct.com
• www.schneider-infosys.ch
• www.sykasoft.de
• www.timecardshop.de
• www.timeedition.com
• www.timepanic.com
• www.timerec.de
• www.timescout.net
• www.tisoware.de
• www.topkontorzeiterfassung.de
• www.vertec.com
• www.virtic.com
• www.wesa-software.de
• www.workschedules.com
• www.worktrail.net
• www.zuercher-hs.de
• www.zmi.de

Software für Arbeitszeiterfassung und  Zugangskontrolle

Arbeitszeiterfassung und Zugangskontrolle sind häufig in einer Software implementiert. Damit sparen Selbstständige in der Administration viel Zeit, denn Doppelarbeit wird vermieden. Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist kostengünstig und hat häufig zugleich einen hohen statistischen Nutzen für die Geschäftsführung. Auch die Mitarbeiter profitieren, da Sie jederzeit bspw. den Zeitsaldo erfahren können. In gefährdeten Arbeitsbereichen (Chefetage, Kernkraftwerke, Labor, chemische Industrie, usw.) kann die Arbeitszeiterfassung Software um eine Zugangskontrolle erweitert werden (arbeitszeiterfassung software freeware, arbeitszeiterfassung software gratis
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Software für Personalabteilungen inkl. Arbeitszeiterfassung (HR)

In der Personalabteilung ist nicht nur das Thema Arbeitszeiterfassung wichtig, als Berechnungsgrundlage von Lohn- und Gehalt, sondern auch der Mitarbeiter an sich. Human Resources (HR) umfasst dabei das Wissen, die Fähigkeiten, die Vergangenheit im Unternehmen und die Motivation jedes einzelnen Mitarbeiters eines Unternehmens. Das und mehr leistet eine Personalabteilungs Software im Bereich Bewerberverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Personalwesen. Mit einer HR Lösung haben Selbstständige quasi eine Digitale Personalakte ergänzt um eine zentrale Ablage für sämtliche Personaldokumente. Egal, ob gescannte Unterlagen aus der Mitarbeiterakte oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen -  alle Dokumente sind zentral an einem Ort abgelegt und vor neugierigen Blicken geschützt.

Insofern kann man sich als Selbständiger auch für eine umfassende Personalabteilungs Software entscheiden, in der die Arbeitszeiterfassung integriert ist. Lohnt sich erst ab 2-3 Mitarbeitern in der Personalabteilung.

Branchen Software inkl. Arbeitszeiterfassung

HR Software ist oft nur ein Teil einer grösseren Branchenlösung. Darunter versteht man eine ERP Software, die alle Prozesse vom Einkauf bis zum Verkauf und Warenwirtschaft abbildet. Das bedeutet, dass man sich für ein ERP System entscheidet in das HR und Arbeitszeiterfassung integriert ist. Lohnt sich ab 2-3 Mitarbeitern in der Personalabteilung.

Zugangskontrolle und Arbeitszeiterfassung

Zugangskontrolle erfolgt über elektronische Zutrittssysteme für Türen (einseitig oder beidseitig), Schranken, Fahrstühle, Schleusen, Tore über RFID Transponder Chips, PIN - Code, Karten oder mit Fingerabdruck. Durch die zentrale Steuerung der Zutritte in einem Zutrittskontrollsystem verschaffen sich Selbstständige Vorteile gegenüber einem herkömmlichen Schließsystem:

• Das Zutrittssystem ist zuverlässig, robust und sicher
• Berechtigungen können flexibel vergeben und entzogen werden
• Mitarbeiter benötigen nur ein Medium, das auch für die Zeiterfassung
  und andere Zwecke genutzt werden kann
• Transparenz, da Sie immer wissen, wer wann wo zugetreten ist oder
  sich in welcher Zone befindet
• Investitionssicherheit, da Sie kein neues Schließsystem kaufen
  müssen, wenn ein Schlüssel verloren gegangen ist

Zutrittskontrolle/ Zugangskontrolle und Arbeitszeiterfassung finden sich oft in einer Software Lösung wieder.

Arbeitszeitnachweise in der Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeitnachweise in der Arbeitszeiterfassung haben immer eine Nachweisfunktion und sind daher in vielen Bereichen gesetzlich vorgeschrieben. Aber auch im Controlling hat der Arbeitszeitnachweis eine große Bedeutung, da die Kosten exakt erfasst werden.

Wichtig: Arbeitszeitnachweise in der Arbeitszeiterfassung führen immer zu einer präzisen Deckungsbeitragsrechnung, da die Stundenhonorare, die nach außen fakturiert werden, den internen Stundenverrechnungssätzen der Mitarbeiter gegenüber gestellt werden können. Der Rohertrag lässt sich nun einfach als Different aus den geleisteten Arbeitsstunden aus dem Arbeitszeitnachweisen errechnen. Nicht zuletzt der Mitarbeiter selbst kann durch die Arbeitszeitnachweise seiner Arbeitszeiterfassung berechnen, wie viel Zeit er für welche Aufgaben benötigt hat. So entsteht ein effizientes Zeitmanagement.

Anwesenheitslisten

Anwesenheitslisten, auch genannt Erhebung personenbezogener Daten, sind ein einfaches Arbeitszeiterfassung Mittel um die Arbeitszeiten nachzuweisen. In Unternehmen werden diese Arbeitszeiterfassung Anwesenheitslisten oft in Ergänzung zu Arbeitzeiterfassungs Software geführt, um eine Übersicht auf Abteilungsebene zu haben. Prinzipiell können Anwesenheitslisten geführt werden, wenn es für den Arbeitgeber notwendig ist und wenn die gesetzlichen Arbeitszeiterfassung Rahmenbedingungen eingehalten werden. Denn natürlich gilt hier der Datenschutz und Mitarbeiter Informationen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Daraus folgt auch, dass öffentliche Aushänge von Anwesenheitslisten grundsätzlich nicht zulässig sind.

• Vergleiche Datenschutz, Anwesenheitslisten, Zeiterfassung des
  Landesbeauftragten für Datenschutz Rheinland-Pfalz (Download)

Gleitzeit

Gleitzeit bedeutet, dass es kein Problem ist, etwas später kommen zu können, dafür später zu gehen oder umgekehrt. Damit gibt es keinen Arbeitszeiterfassung Zwang zum gemeinsamen Beginn und Ende der Arbeit. Damit werden Rush Hours im Strassenverkehr vermieden, oder man kann auch mal verschlafen. In der Regel gibt es im Arbeitszeiterfassung Gleitzeitmodell aber eine Kernarbeitszeit, in der allgemeine Anwesenheitspflicht besteht, und Gleitzeitphasen vor und nach Beginn der Kernarbeitszeit, wie bspw.

• Kernarbeitszeit von 9:30 Uhr bis 15:00 Uhr
• Gleitzeit von 7:00 Uhr bis 9:30 Uhr und von 15:00 Uhr bis 18:00 Uhr

Gleitzeit ist gerade in der Verwaltung weit verbreitet, in Produktionsbereichen dagegen deutlich seltener. Im Call-Center oder im Handel gibt es auch nur eingeschränkte Möglichkeiten für Gleitzeit, da es verbindliche Öffnungszeiten  gibt.

Arbeitszeitmodell

Das Arbeitszeitmodell in seinen unterschiedlichen Ausprägungen dient der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Arbeitgeber, die flexible familienfreundliche Arbeitszeitmodell Regelungen anbieten werden eher qualifizierte Mitarbeiter finden:

• Teilzeit: Die Arbeitszeit kann in Form von fixen Arbeitszeiten oder – je nach Arbeitsanfall – auch in Form von flexiblen Arbeitszeiten vereinbart werden.
  
• Gleitzeit: Bei diesem Modell kommt es nicht darauf an, auf die Minute genau am Arbeitsplatz zu erscheinen.
• Arbeitszeitkonten:
  • Ein Kurzzeitkonto funktioniert wie ein Sparbuch auf dem Arbeitsstunden angesammelt oder entnommen werden.
  • Mit dem Modell Versetzte Arbeitszeiten gestaltet ein Unternehmen längere Betriebszeiten oder variierende Personalbedarfe.
  • Das Jahresarbeitszeit Modell funktioniert nach dem Prinzip: Ist viel zu tun, wird mehr gearbeitet, ist wenig zu tun gibt es mehr Freizeit.
• Lebensarbeitskonto / Langzeitarbeitskonto: Das Unternehmen bestimmt eine Gesamtlebensarbeitszeit, die der Arbeitnehmer flexibel ableistet.
• Baukastensystem: Eine Kombination von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen in einem Unternehmen.
• Nacht-/Schichtarbeit: Die Schichtarbeit fällt je nach Schichtrhythmus des Betriebs zeitlich unterschiedlich aus. Nachtarbeit ist die Arbeitszeit von 23 Uhr bis 6 Uhr am Morgen.
• Funktionszeit: Statt auf verbindliche Anwesenheitspflicht setzt das Modell auf die garantierte Funktionsfähigkeit des Arbeitsbereichs.
• Vertrauensarbeitszeit: Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit weitgehend autonom und selbstverantwortlich gestalten.
• Sabbatical: Das Modell regelt Auszeiten zwischen 3 und 12 Monaten, in denen Beschäftigte dem Unternehmen nicht zur Verfügung stehen.
• Job-Sharing: Job-Sharings gibt viele Freiheiten, fordert aber auch viel Absprache mit dem jeweiligen Kollegen, mit dem man sich die Arbeitsstelle teilt.
• Minijob: Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgeld regelmäßig 450 Euro im Monat nicht übersteigt.
• Homeoffice: Ab und zu oder regelmäßig von zu Hause arbeiten. Ohne Kollegen und Büroatmosphäre zu arbeiten, liegt nicht jedem.
• Familienpflegezeit: Während der Familienpflegezeit können Beschäftigte, die nahe Angehörige pflegen, ihre Arbeitszeit über einen Zeitraum von maximal zwei Jahren auf bis zu 15 Stunden Wochenarbeitszeit reduzieren.

Schichtmodell

Das Arbeitszeitmodell Schichtarbeit fällt je nach Schichtrhythmus des Betriebs zeitlich unterschiedlich aus. Nachtarbeit ist in jedem Fall die Arbeitszeit von 23 Uhr bis 6 Uhr am Morgen. Schichtmodelle sind heute in fast allen Branchen (Pflegedienst, Gastronomie, Hotels, Airlines, Produktionsbetriebe, Callcenter, Abschleppdienste, ...) üblich. Das Ziel beim Schichtmodell ist es immer die benötigte Minimalpersonalstärke in der Arbeitszeit zu erhalten. Beim Schichtmodell müssen gleichzeitig die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und Vereinbarungen mit dem Betriebsrat beachtet werden. Zudem weiss jeder, der in Schichtmodellen arbeitet, dass Schichten und Wochenenddienste möglichst gerecht auf alle Personen verteilt werden müssen und Qualifikationen und Mitarbeiterwünsche beachtet werden. Das führt dazu, dass beim Schichtmodell immer Reibungspunkte entstehen, da sich Mitarbeiter ungerecht behandelt fühlen.

Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung ist in vielen Industriezweigen üblich. Für die Abrechnung von Leistungen auf Stundenbasis (Bau) ist die Arbeitszeiterfassung ohnehin erforderlich. Doch auch für interne Aufgaben ist die Arbeitszeiterfassung wichtig (Personaleinsatzplanung , Projekt- und Preiskalkulation, Personaldisposition, Controlling-Aufgaben). Selbstständige, die eine Arbeitszeiterfassung planen, müssen die Vor- und Nachteile abwägen und ihre Maßnahmen mit dem Betriebsrat abstimmen. Personaleinsatzplanung liefert:

• Vorausschauende Personaleinsatzplanung
• Realistisches Auslastungsmanagement
• Urlaubstage Planung
• Abwesenheitsplanung
• Mitarbeiterauswertungen

Online Zeiterfassung

Professioneller und besser ist es immer keine Stundenzettel auszufüllen, sondern eine Online Zeiterfassung zu verwenden. Weiter oben haben wir bereits einen Überblick über Software für Online Arbeitszeiterfassung gegeben. Hier muss man sich zwischen einer großen Lösung mit Projekt- und Abrechnungsfunktionen sowie Personalverwaltung, oder eben nur einer Online Zeiterfassung mit Schnittstellen in die Personalabteilung, entscheiden.

Online Zeiterfassung bedeutet, dass mehrere Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden auf ein Projekt/ Baustelle erfassen können. Und das mit jedem denkbaren Device (Handy, PC, Karte). Integrierte Online Zeiterfassung ermöglicht dann aus den gespeicherten abzurechnenden Arbeitsstunden mit einem einzigen Mausklick umfassende Auswertungen zu machen. Die Online Zeiterfassung Berichte lassen sich ganz einfach individuell anpassen. Viele Software Anbieter haben auch Zeiterfassungsysteme an, die auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen zugeschnitten sind, zum Beispiel:

• Bau
• Handwerksbetriebe
• Unternehmensberater
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• Ingenieure, Gutachter, Sachverständige
• Hotellerie und Gastronomie
• Handel
• Produktion
• Gebäudereinigung
• Pflegeberufe
• Agenturen
• Sicherheits-/Wachdienst

Online Zeiterfassung Software Anbieter sind immer hochspezialisiert, da neben der Arbeitszeiterfassung eben auch Aufgaben, Qualifikationen und Prozesse, die in der Branche typisch sind, in der Software perfekt integriert sind (zeiterfassung online, zeiterfassung online gratis, zeiterfassung online open source).

Arbeitszeiterfassung APP

Für Anbieter von Cloud Arbeitszeiterfassung ist die mobile Arbeitszeiterfassung  APP quasi Standard. Die Arbeitszeiterfassung APP kann dabei nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern je nach Zugriffsebene auch  Dokumentation, Abrechnung, Deckungsbeitragsrechnung und Auswertungen auf dem Handy beinhalten.

BDE Betriebsdatenerfassung

Der etwas sperrige Begriff BDE bzw. Betriebsdatenerfassung beinhaltet die Erfassung von Betriebsdaten und dazu gehören eben auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Zudem gibt es beim BDE auch die Auftragsdaten, Maschinendaten und Prozessdaten, die erfasst werden müssen. Die im Produktionsprozess anfallenden BDE Daten werden mit Systemen der Betriebsdatenerfassung oder der Maschinendatenerfassung (MDE) weiter verarbeitet.

Stundenzettel

In Unternehmen hat die elektronische Arbeitszeiterfassung  die gute alte Stechuhr und den handschriftlichen Stundenzettel abgelöst. Denn unleserliche, unpräzise oder nicht abgegebene Stunden- oder Rapportzettel verursachen einen erheblichen Nachforschungs-, Kontroll- und Bearbeitungsaufwand.

Für jeden Arbeitsschritt haben meine Mitarbeiter die
aufgewendeten Zeiten auf einem Auftragszettel
notiert”, berichtet der Geschäftsführer der
Mustermann GmbH. Anschließend wurden diese
Daten im Büro am Rechner erfasst, um sie im
Abrechnungsprogramm weiter verarbeiten zu
können. “Das war sehr zeitintensiv”, sagt
Mustermann. Immer wieder gab es Rückfragen, weil
etwas unleserlich oder ungenau war.

Fehlende, unleserliche, fehlerhafte und unplausible Stundenzettel sind zeitraubend, da immer nachrecherchiert werden muss. Damit vergehen zwischen der Leistungserbringung und der Bereitstellung der Daten für die Buchführung unter Umständen mehrere Wochen. Ein Albtraum bei kostenintensiver Produktion.

Bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung  dagegen werden Arbeitszeiterfassung Terminals am Ein- und Ausgang des Unternehmens montiert. Arbeitnehmer können sich dann dort identifizieren (Chip, Lesekarte, Biometrie) und das Kommen und Gehen erfassen. Mitarbeiter die unterwegs sind (Vertrieb, Transport) führen ihren Stundenzettel, in dem Sie sich per APP oder Handy an- und abmelden. In der Produktion wird sich ebenso mit unterschiedlichen Devices auf Projekte an- und abgemeldet. Damit sind zu allen Mitarbeitern die Daten jederzeit verfügbar und können vor allen Dingen auch ausgewertet werden.

Urlaubsanspruch

Ein gesetzlicher Urlaubsanspruch besteht auf jeden Fall.

Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr
Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.“ § 1 BurlG

Als Arbeitnehmer gelten Arbeiter, Angestellte und Auszubildende wie auch arbeitnehmerähnliche Personen. Das heißt, einen Jahresurlaubsanspruch haben sowohl befristete als auch unbefristete Mitarbeiter, Teilzeitkräfte und auch Volontäre. Der gesetzliche Jahresurlaubsanspruch sieht wie folgt aus:

• Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf eine bestimmte
  Mindestanzahl an Urlaubstagen im Jahr.
• Beruht das Arbeitsverhältnis auf einer Vier-Tage-Woche, stehen
  Ihnen mindestens 16 Tage Urlaub im Jahr zu. Arbeiten Sie fünf Tage
  in der Woche, kommen Sie auf mindestens 20 Tage. Bei einer Sechs-
  Tage-Woche müssen mindestens 24 Tage Urlaub im Jahr bezahlt
  werden. Bestimmte Personen haben jedoch einen höheren Urlaubsanspruch im Jahr. Dazu gehören beispielsweise Schwerbehinderte und Jugendliche.
• Die Urlaubstage muss der Arbeitgeber bezahlen.