Digitale Prozesse im KMU: 6 Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Warum Prozesse digitalisieren?

Digitale Prozesse erleichtern die Arbeit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit – intern wie extern. Typische Vorteile sind:

• Schnellere Bearbeitungszeiten
• Bessere Datenverfügbarkeit
• Höhere Kundenzufriedenheit
• Reduzierung von Papier- und Verwaltungsaufwand

Trotz dieser Vorteile verlaufen viele Digitalisierungsinitiativen im Sande. Der Grund: fehlende Vorbereitung, unrealistische Erwartungen oder mangelnde Einbindung der Mitarbeitenden.

Stolperfalle 1: Technik kommt vor Prozess

Viele KMU starten mit der Einführung neuer Software, ohne die dahinterliegenden Prozesse zu analysieren. Die Folge: Alte, ineffiziente Abläufe werden digitalisiert – und damit zementiert.

Besser: Erst die Prozesse optimieren, dann digitalisieren. Prozessanalyse-Tools, Interviews mit Mitarbeitenden und eine klare Zieldefinition helfen dabei.

Stolperfalle 2: Digitalisierung ohne Zielbild

Wer digitalisieren will, braucht ein klares Verständnis darüber, was erreicht werden soll. Ohne Zielbild fehlt die strategische Ausrichtung – Projekte verlaufen im Chaos.

Besser: Ein klares Zielbild formulieren, das aufzeigt, wie Prozesse künftig funktionieren sollen. Beispiel: „Bis Ende 2025 sollen 80 % der internen Freigabeprozesse digital ablaufen.“

Stolperfalle 3: Mitarbeitende nicht mitgenommen

Veränderungen stoßen auf Widerstand – besonders, wenn sie über Köpfe hinweg beschlossen werden. Mitarbeitende fühlen sich überfordert oder übergangen.

Besser: Frühzeitige Einbindung, klare Kommunikation, Schulungen und kontinuierliches Feedback sorgen für Akzeptanz und Motivation.

Stolperfalle 4: Insellösungen statt Gesamtsystem

Oft werden einzelne Abteilungen digitalisiert, ohne auf die Gesamtarchitektur zu achten. Medienbrüche, doppelte Datenerfassung und Systembrüche sind die Folge.

Besser: Ein integriertes System anstreben, z. B. durch ein zentrales ERP oder einheitliche Schnittstellen.

Stolperfalle 5: Zu wenig Ressourcen

Digitalisierung ist kein Nebenbei-Projekt. Es braucht Zeit, Budget und Know-how. Viele KMU unterschätzen den Aufwand.

Besser: Realistische Ressourcenplanung, ggf. externe Unterstützung (z. B. Digitalberater, Förderprogramme) einholen.

Stolperfalle 6: Kein Veränderungsmanagement

Die Digitalisierung verändert Arbeitsweisen, Rollen und Prozesse. Ohne aktives Change-Management entstehen Unsicherheiten und Blockaden.

Besser: Einen strukturierten Veränderungsprozess gestalten – mit klaren Verantwortlichkeiten, Dialogformaten und Erfolgsmessung.

Praxisbeispiel: Digitale Eingangsrechnungen

Ein KMU möchte papierbasierte Eingangsrechnungen abschaffen. Ohne Analyse wird ein Tool eingeführt, das sich später als nicht kompatibel mit dem Buchhaltungssystem erweist. Die Mitarbeitenden werden nicht geschult – es kommt zu Fehlern und Frust. Erst nach einem Neustart mit klaren Zielen, Einbindung der Buchhaltung und Systemintegration gelingt der Rollout.

Erfolgsfaktoren für die Prozessdigitalisierung

1. Analyse vor Technologie: Prozesse verstehen, optimieren und erst dann digitalisieren.
2. Klares Zielbild: Warum wird digitalisiert und was soll erreicht werden?
3. Einbindung der Mitarbeitenden: Digitalisierung ist Teamarbeit.
4. Ganzheitliche Perspektive: Silodenken vermeiden, Schnittstellen berücksichtigen.
5. Iteratives Vorgehen: In kleinen Schritten starten, testen, verbessern.
6. Change-Management: Wandel aktiv begleiten und gestalten.

Fazit: Digitalisierung braucht Struktur – und Menschen

Die Digitalisierung von Prozessen ist ein großer Hebel für KMU – wenn sie richtig umgesetzt wird. Wer typische Fehler kennt und vermeidet, schafft die Basis für nachhaltigen Erfolg. Technik ist nur ein Mittel zum Zweck. Entscheidend sind ein klares Zielbild, die Bereitschaft zur Veränderung – und die Menschen, die diesen Wandel mitgestalten.